观点|刑事合规之企业内部调查
发布日期:
2021-04-01

作者|谢向英

 

一、内部调查的概况

企业合规内部调查是指在违规行为发生后企业自行组织的专门调查活动。

 

企业合规调查的目的在于,在违规行为发生后,企业通过对违规行为、违规责任人一集合规机制的漏洞等问题展开有针对性的调查,发现违规行为,识别违规责任人,并针对企业内控机制的漏洞和缺陷,进行合规体系的完善工作。

 

通常情况下,企业一旦接到相关举报,或者监管部门乃至刑事调查部门启动调查程序的信息时,会启动这种公司内部调查程序。

 

二、内部调查的难点

企业内部调查往往发生在举报之后,企业往往希望给举报人予以回复,同时希望发现公司存在的问题,尽快予以解决,也建立相应的合规制度。但是内部调查真正做起来并不容易,主要有以下几个方面原因:

 

 

1、企业内部法务、合规官存在的问题。因为同属于一家企业,难免有亲疏远近,甚至是上下级之间关系,所以企业内部自己做调查并不容易。另外,企业法务、合规官大多没有实务经验,在进行证据收集,发问访谈并不是很专业,往往调查结果效果不佳。

 

2、外部律师做内部调查存在的问题。外部律师做内部调查较容易保持客观中立,但是外部律师在做内部调查,可能会碰到被调查者不配合的情况,这时候就需要提前准备相应的预案。律师在做内部调查与传统的刑事诉讼业务有很大的不同。

 

(1)主动性与被动性。传统刑事诉讼往往是被动跟着诉讼程序进行,而内部调查过程中,外部律师是程序的发动者,变为了主动调查者,因此调查的节奏需要律师把握。

(2)突发性与程序性。传统的刑事诉讼,突发事件可能不多,并且在庭审中程序性比较强。内部调查过程中会出现各种情况,需要调查者对各种情况做出应急反应。

 

三、内部调查的具体步骤

大部分的内部调查可以分为以下五个步骤。

 

01、了解案件背景

内部调查往往都是在企业接到举报之后展开。律师在接受委托后,进行内部调查前需要对案件做充分的准备。首先应该了解举报的内容,根据举报的内容搜集相应的资料,包括被调查者的邮件,涉案公司的工商资料,外围人员的访谈,公司相应的员工手册等。这里需要注意的是,律师不能够采取任何违法违规的方式进行调查取证,比如雇佣私家侦探,非法购买信息等。

 

02、充分准备材料

在准备访谈之前,应该准备好访谈的问题。同时应该把相应的证据、员工手册、所需要的法条等准备好。最好准备录音笔,在征得被访谈者同意的情况下进行录音。同时需要对被调查者可能出现的各种情况进行预案,比如被调查者如果不配合如何处理?比如被调查者如果主动交代了如何对待等?比如如果在调查中发现其他涉嫌舞弊的线索如何处理?这方面可以与公司的法务、合规官多进行沟通、商量,充分准备预案。一般情况下,需要准备的材料包括:

(1)公司相关人员邮件内容,筛选相关的信息。

(2)涉及到公司的工商资料,股东明细。

(3)被访谈人的劳动合同,公司员工手册。

(4)涉及项目的合同、发票单据、流水记录。

(5)设计相应的访谈提纲。

(6)准备相应的预案。

 

03、适时实地走访

有一些内部调查需要进行实地走访,调取证据。比如走访相应的公司,确认是否与被调查者有关。实地走访过程中,应该注意取证需要两个人进行,适当时候进行录音录像。在实地走访过程中,也需要合法合规,不得私自闯入他人住宅、办公场所等,注意个人人身安全。

 

04、进行调查访谈

在证据收集完成后、准备好相关预案后,最终是需要对被调查者进行调查访谈。在进行访谈之前,需要明确访谈的目的。访谈的结果可能有三种,达到预期的目的,未达到预期的目的,发现其他问题。对于未达到预期的目的,不能强词夺理,而是客观真实地进行对待。同时访谈过程,需要有理有据有节。你不可能撬开被调查者的嘴,你也不具有侦查机关所拥有的权力,因此要注意合法合规进行。具体调查访谈中,应该注意如下事项:

  

第一、告知权利与义务。应该告知被调查者的权利并予以记录,比如是否允许录音,比如被调查者可以随时提出终止调查;也要告知被调查者相应的义务,比如应签署保密协议,比如根据公司《员工手册》的要求,被调查者如果不配合调查会产生什么后果。

 

第二、调查访谈,应先易后难。在调查访谈中,应从简单问题入手,可以沿着个人信息——工作经历——重点问题——安抚工作这样一个顺序进行。

 

第三、访谈问题,应以开放式的问题为主。调查访谈与法庭发问不同,应以开放式问题为主,多倾听被调查者的回答,从回答中找到线索。同时应该避免调查者过于强势导致调查的中断。

 

第四、多利用各方面信息。调查过程中,可以对每位被调查者问同一核心问题,观察被调查的说法,找出共同点,形成较为合理的证据链。

 

第五、懂的抓住漏洞,达到预期效果。如果手中有证明被调查者舞弊的证据,在访谈被调查者过程中,被调查者陷入了自己设计的相应“陷阱”中,应该及时点出,抓住漏洞,乘胜追击,达到调查访谈的目的。

 

第六、可以询问被调查者对公司治理的意见。在访谈结束时,可以适当问被调查者对于公司在治理中的意见,包括公司的组织架构,运营模式,是否有相关的问题需要反映等,这些可以在最终的调查报告中予以反映。

 

05、形成调查报告

调查结束后应该出具一份完整的调查报告。调查报告应该包括(1)内部调查的总体评价,(2)内部调查发现的主要问题,(3)给出的建议与意见。总体评价应该客观真实,需要有相应的证据佐证。调查中发现的主要问题,应包括法律问题,如刑事法律问题、行政法律问题、劳动法律问题等,也应包括企业在运营中存在的商业问题。最终的建议中,应该站在企业的角度看问题,比如如果涉及刑事犯罪问题,应该考虑报案与不报案对企业造成的后果;如果涉及辞退员工问题,应考虑劳动法方面的相关问题。

 

四、内部调查的注意事项

 

01、合法合规

调查者一定要注意自己不是侦查机关,自己的权限来源于企业的委托,被调查者接受调查的原因很大程度在于其签署了《劳动协议》、《员工手册》,因此被调查者是基于不配合调查可能会被公司开除而接受调查的。所以调查者可以多利用公司的法务与合规官在场的情况下,给被调查者施加压力。但是调查者一定要注意调查手段的合法合规,比如不要动用私家侦探、不违法收集信息,不能限制人身自由等。在遇到被调查者主动拒绝调查,或者情绪不稳定的情况下,应该终止调查。

 

02、客观真实

调查者应该保持客观中立,因此在访谈中所问的问题应该以开放式问题为主,而非封闭式的问题。应该让被调查者多回答,从回答中发现问题。可以向多位被调查者问同样的问题,对同一问题多角度观察。调查者最终给出的调查意见应该是客观真实,不带主观色彩。

 

03、法商结合

调查者最终给出建议不仅仅是法律建议,而且应该尽可能包括公司如何改进的建议。在调查中往往会发现公司运营模式存在的问题,应该及时关注,予以提出,并且给出相应的建议,这对于调查者而言一个加分项,会让公司负责人对调查者有很大好感。

 

五、总结

对于刑事律师而言,做内部调查有天然的优势。刑事律师在办理刑事案件中,卷宗材料的发问方式都可以在访谈中运用。办理的刑事案件中,相关的证据都可以作为内部调查的参考。但是仍然需要记住的是,刑事律师的角色与公安、检察官的角色是不一样的,在搜集证据、问话方式等需要注意。

 

另外,内部调查并不是侦破案件,即使案件侦破了,也需要以客户的利益为主。在进行内部调查的时候,多观察企业的运营模式,如果能给出修正的建议,那对企业而言是比调查得出的结论更有价值。

 

本文作者 


观点|刑事合规之企业内部调查

谢向英律师

 

上海博和汉商律师事务所高级合伙人

上海律协刑事合规委员

华东政法大学文伯书院导师

华东政法大学法律硕士专业兼职硕士生导师

 

专业领域:

刑事辩护、企业合规

 

xiexiangying@bhslaw.cn


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