观点|律师函写作指引
发布日期:
2021-04-13

作者|田思远、邬杉


总则

 

01、制定目的

为规范律师出具律师函的格式与内容,提高律师函整体质量与效果,降低律师执业风险,制订本指引。

 

02、基本概念

律师函是律所接受客户委托,由承办律师根据客户提供的书面材料,运用法律知识向第三方披露、分析、告知法律后果的专业文书。

 

03、适用案件

民事案件可以发送律师函,但双方单纯就是否解除人身关系存在纠纷的(如婚姻关系、收养关系等),不宜发送律师函。

 

刑事案件中,除刑事自诉、可以刑事和解的案件外,不宜发送律师函。

 

行政案件中,不宜向行政机关发送律师函。当事人需要向行政机关申请、申诉、反映、交涉的,建议以其他公文方式处理。

 

04、写作目的

律师对外签发律师函,应当至少实现以下目的:

 

答复对方来函,降低、避免客户的法律风险。

向对方施加压力,促使对方改变预期/与客户协商处理争议,为客户避免诉讼风险、创造谈判条件。

根据法律规定使得函件发生催告、通知、中断诉讼时效等法律效果。

通过函件获得相对方回复,实现获得证据/相关信息的法律效果。

 

05、基本要求

律师对外签发律师函,应当符合以下基本要求:

 

用语规范、专业、严谨、简洁,不应语句含糊、层次不清。

行文从容,内容具有感染力和说服力。禁止使用侮辱、漫骂、贬损、挖苦等语气语句。

称呼应注意礼貌,但不宜过于亲昵。如使用贵方、贵公司、你方、你公司。不建议使用“商祺”“业祺”等亲近语句。

以陈述句为主。除询问目的以外,不使用疑问句、反问句、感叹句。

 

准备工作

 

01、办理委托

客户委托律所签发律师函的,应办理委托手续,由客户出具《授权委托书》。《授权委托书》应制作一式三份,一份随律师函寄送收件人,一份由承办律师留存归档,一份交客户留存。

 

02、前期评估

律师起草律师函前,应要求客户明确签发律师函的目的;要求客户提供相关材料并进行真实性、合法性、关联性、证明目的审查。

 

在明确客户发函目的及审查相关材料的基础上,律师应当

 

  • 分析客户现有优势、劣势、风险及机会。

  • 论证客户的商业目的能否通过签发律师函得以实现或得到促进。

  • 制订律师函签发策略,并经客户书面确认。

 

内容要求

 

一、首部

 

01、标题

上海XXX律师事务所 律师函

 

二、正文

 

01、收件人

律师函的收件人应是《民法典》、《民诉法》、《民诉法解释》所规定的自然人、法人、非法人组织、分支机构、代表机构等。

 

  • 收件人身份核验:律师应通过“上海公安人口管理”微信公众号(微信号:shgarkb)、“国家企业信用信息公示系统”(http://www.gsxt.gov.cn/)、“上海社会组织公共服务平台”(https://mzj.sh.gov.cn/shzz/)、“上海事业单位登记管理”(http://www.sydjsh.cn/)等网站核验收件人的姓名/名称,并将收件人身份信息保存为PDF,打印归档。

  • 向其他主体发送函件:向与涉案纠纷虽无直接联系,但确有必要的主体寄送律师函的,应在律师函正文中予以法律论证(例如:一人有限公司不履行付款义务,依照《公司法》第六十三条,要求一人有限公司股东承担连带责任)。

 

02、委托声明

委托声明由委托来源、委托事项、保留条款三部分组成。

 

  • 委托来源主要是为了向收件人表明律师介入事宜的正当性(具有客户的委托)。需注意的是,客户是委托律所,进而指派律师承办案件,而非直接委托律师承办案件,避免有《律师法》第四十条私自接受委托之嫌。

  • 委托事项主要是为了阐明下述要展开的事实,达到开宗明义的效果。关于委托事项,可参考《民事案件案由规定》相关案由。

  • 保留条款的目的是为避免律所风险,表明相关材料的来源是客户,律师是在客户提供资料的基础上作出的事实认定与法律分析。


例如:上海XX律师事务所接受XXX公司(以下简称:委托人)的委托,指派XXX律师,就双方承揽合同纠纷一案,根据委托人提供的案件材料,依据事实与法律向你方致函如下。

 

例如:就XX年XX月XX日签订的《XXX合同》相关事宜,上海XX律师事务所接受XXX公司(以下简称:委托人)的委托,指派XXX律师出具本律师函。

 

03、事实叙述

事实叙述部分应以“一、相关事实”或者“一、委托人陈述的基本事实”为标题,另起一段。

 

事实叙述应当做到来源合法、内容完整、层次分明、重点突出。

 

  •  来源合法。事实叙述中所涉及的事实应当有证据予以证明,且律师应当核实证据材料原件。

  •  内容完整。事实叙述应当包括当事人之间发生民事法律关系(合同约定、侵权行为)的时间、地点、内容。

  •  层次分明。事实叙述的顺序,应当兼顾考虑以下几个方面:

 

按法律事实发展的时间顺序叙述。

 

按法律事实的性质(构成要件)叙述:先人身关系,后财产关系;先合同约定,后合同履行,最后担保情况;先侵权行为,后损害后果;先被继承人死亡,其次法定继承人范围,再次被继承人遗嘱意思,最后遗产范围;先婚姻关系,后财产分割,最后子女抚养。

 

按法律事实对后续法律分析部分的影响程度叙述:先主体事实,后枝节事实;先当事人之间,后与案外人之间。

  •  重点突出。对双方当事人可能有争议、对法律适用影响较大、对当事人有利的法律事实,应当详细叙述;对双方当事人无争议、对法律适用影响较小、对当事人较为不利的法律事实,进行简单叙述。

 

04、法律分析

法律分析部分应以“二、法律意见”或者“二、法律分析及法律后果”为标题,另起一段。

 

法律分析分为概括法律规范(大前提)、案件事实代入(小前提)、得出法律观点(结论)三部分。

 

  •  概括法律规范(大前提)。概括法律规范是将适用于本案的法律条文,在尽量保持原文的基础上概括为“行为模式+法律后果”的叙述方式。

 

按照法律条文与法律规范的对应关系,可分为:单一式(指将一个法律条文的全部内容概括为一套“行为模式+法律后果”)、选择式(指将一个法律条文的部分内容概括为一套“行为模式+法律后果”)、复合式(指将多个法律条文概括为一套“行为模式+法律后果”)三种情况。

 

需注意的是,上述“法律规范”的选用应尽量符合《最高人民法院关于裁判文书引用法律、法规等规范性法律文件的规定》的相关要求。

例如:

【单一式】《中华人民共和国民法典》第七百零五条 租赁期限不得超过二十年。超过二十年的,超过部分无效。

 

可概括为:《中华人民共和国民法典》第七百零五条规定,租赁期限超过二十年的,超过部分无效。

 

【选择式】《中华人民共和国民法典》第五百七十八条 当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行合同义务的,对方可以在履行期限届满前请求其承担违约责任。

 

可概况为:《中华人民共和国民法典》第五百七十八条规定,当事人一方明确表示不履行合同义务的,对方可以在履行期限届满前请求其承担违约责任。

 

【复合式】《中华人民共和国民法典》第四百九十条第一款 当事人采用合同书形式订立合同的,自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受时,该合同成立。

 

《中华人民共和国民法典》第五百零二条第一款 依法成立的合同,自成立时生效,但是法律另有规定或者当事人另有约定的除外。

 

可概括为:《中华人民共和国民法典》第四百九十条第一款、第五百零二条第一款规定,当事人采用合同书形式订立合同,自当事人均签名、盖章时成立并生效.


  •  案件事实代入(小前提)。为体现“概括法律规范”与“案件事实代入”的分隔,宜使用“本案中,……”“现……”作为开头。因在事实叙述中已详细阐述案件事实,故此部分应当尽量言简意赅。

 

根据“行为模式”与“法律后果”的吻合程度,可以分为吻合式与差异式。

例如:

【吻合式】本案中,双方虽约定你公司应于2021年3月15日办理房地产过户登记手续,但你公司法定代表人张三现以短信方式明确表示不愿继续履行合同。

 

【差异式】本案中,双方约定委托人应于每月15日向你方支付下月的房屋租金,2020年1月,委托人确实存在逾期5日支付租金的情况,但你公司并未催告,也不存在经你公司催告后委托人仍不履行付款义务的情形。

 得出法律观点(结论)。为体现“案件事实代入”与“得出法律观点”的分隔,宜使用“因此,……”“由此,……”作为开头。按照是否符合法律后果,可以分为肯定式与否定式。

例如:

【肯定式】由此,你方依照前述规定构成违约,委托人可以要求你方在2021年3月15日之前即协助办理房地产过户登记手续。

 

【否定式】因此,你方主张双方《房屋租赁合同》于2020年1月16日解除的观点不能成立。

 

05、律师意见

律师意见部分可以视情况接入法律分析部分之后,也可以以“三、律师建议”或者“三、解决问题的方法及建议”为标题,另起一段。

 

律师意见是在法律分析的基础上,明确提出我方的具体要求(如是回函,则是反驳观点)。律师意见应分为:提出要求与不利后果两部分。

 

  • 律师意见应以敬语开头,例如“鉴于双方友好合作关系,本律师现提出以下建议”“为弥补委托人损失,妥善解决上述纠纷、避免诉累,本律师提出以下建议”,以免过于强硬引起收件人反感。

  •  提出要求部分。提出要求部分应写明要求收件人在一定期限内为一定行为或不为一定行为,或者通知、告知的内容。

  • 需注意的是,给予收件人的期限建议不低于收件后5日,不超过30日。原因在于:“低于5日”则时间过短,将导致收件人无法及时履行,反而加深双方矛盾;“超过30日”则时间过长,将导致收件人压力降低,懈怠履行。

例如:现委托人善意催告你方履行合同义务,请于收到本函后十日内支付全部尾款及追加费用共计XXX元。

 不利后果部分。不利后果部分应当起到警示的效果,应从多角度分析收件方可能承担的责任,包括但不限于法律责任、商业利益损失、商业信誉损失。

例如:你方逾期不支付上述款项的,委托人将依照《中华人民共和国民法典》第五百七十九条的规定提起诉讼。届时,你方不仅需支付上述款项,还须依照《XXX合同》第X条的规定,支付违约金,承担由此产生的诉讼费用,并影响你方企业信用。

 

三、尾部

 

01、落款

律师函的落款具体包括律所名称、律师姓名(非执业人员不得署名)和签发日期。律师函落款处要加盖律所公章,并由律师本人亲笔签名,加盖律师印章。

 

02、联系方式

律师函的联系方式应包含承办律师姓名及联系电话(包括固定电话及移动电话),方便收件人与律师取得联系。

 

实务中可以考虑只留有律师联系方式,有两方面考虑:第一,可以使律师工作有形化,方便律师承接后续案件。第二,如收件人后续直接与客户联系,可能被收集不利于客户的证据,对后续案件办理造成障碍。

 

03、寄送方式

律师函应写明,函件将以何种形式送达收件人。

需注意的是,律师函应尽量使用EMS方式寄送原件。避免使用传真、微信、QQ的方式发送。

例如:本函以EMS及电子邮件(收件邮箱:XXXXX)的方式送达你方。

 

04、附件内容

律师函的附件一般包括授权委托书、拟签订的《和解协议》、要求对方盖章的《询证函》等,且需在律师函中表明本函附件内容。

例如:附《授权委托书》一份。

 

格式要求

 

01、印刷要求

使用国际标准A4型(210mm×297mm)80克纸张,激光单面打印。有条件的,可以使用带有律所LOGO的防伪纸(如纤维纸防伪、水印纸防伪、安全线防伪、防复印纸等)打印。页边距为常规。

 

02、版式要求

 

  •  首部。标题用二号华文中宋字加粗(居中,行距:固定值24磅)。函号用小四号楷体字居中(段前0.5行,段后0.3行,行距:单倍行距)。首部与正文之间应使用0.75磅黑线予以分割。

  •  正文。正文均使用小四号仿宋字(首行缩进2字符,行距:1.5倍行距)。其中,收件人加粗、加下划线,顶格书写。正文各标题及重点部分加粗。

  •  尾部。正文与落款之间空一行。落款的律所名称、律师姓名、签发日期均使用小四号仿宋字加粗(右对齐,行距:1.5倍行距)。


    落款后空一行左对齐书写联系方式、寄送方式及附件内容。

  •  页眉。文书页眉右上方应印有事务所LOGO(左侧在归档时可能会被遮盖,故在右上方加印事务所LOGO)。

  •  页脚。文书页脚用小五号黑体字标注律所的中英文信息(居中,行距:1.5倍行距),确保严肃性。

 

文书两页及以上的,应在页脚中英文信息上方标注页码。页码用小五号黑体字加粗(居中,行距:1.5倍行距)。表述格式为“第X页 共X页”。

 

03、数字使用要求

 

文本中数字的使用应符合《出版物上数字用法》(GB/T 15835-2011)的相关规定。

正文中的数字应使用阿拉伯数字。多位数的可以使用千分撇(注意:千分撇为英文逗号),也可以使用“万”字表述数字(如1,000,000元,100万元),但数字格式须前后统一。

尾部落款年月日应使用汉字(如二〇二〇年七月十五日,“〇”不应写成“零”或“0”)。

 

04、标点符号使用要求

文本中标的符号的使用应符合《标点符号用法》(GB/T 15834-2011)的相关规定。

 

寄送与归档

 

01、签发评估

签发律师函前,必须由承办律师再次核实律师函文件、相关证据材料。律师函必须经客户书面确认后方可以签发。

严禁未经审查证据材料而为客户对外签发律师函。

严禁未经客户书面确认而对外签发律师函。

客户坚持其修改意见且该意见违背现有证据材料的,律师应当拒绝出具律师函。

 

02、寄送原件

律师函应尽量使用EMS方式寄送原件。避免使用闪送、传真、微信、QQ等方式发送。律师函使用EMS方式寄送的,参考《法律文件寄件指引》执行。

 

03、电子发送

在采用EMS寄送律师函的同时,承办律师还应视情况使用自己的律所电子邮箱向收件人发送律师函PDF文件(不得以他人名义发送,也不得使用律师的私人邮箱发送)。在邮件主题与内容中,应载明寄送律师函的主体、律师函的主要内容、已经通过何种途径寄送纸质律师函等信息,确保收件人准确知悉律师函相关内容。

 

04、归档

律师函的归档,参考《诉讼文书立卷归档办法》执行。



作者简介


 观点 | “反性骚扰条款”的亮点与难点

田思远律师


上海博和汉商律师事务所高级合伙人

上海律师协会民事业务研究委员会副主任

中华全国律师协会民事专业委员会论坛干事长

上海市证券、基金、期货业纠纷联合调解委员会调解员

上海市杨浦区人民法院律师调解员

上海市普陀区人民法院律师调解员

 

专业领域:

商事争议解决、金融衍生品、房地产

 

tiansiyuan@ bhslaw.cn

 

观点 | “反性骚扰条款”的亮点与难点

邬杉律师助理

 

上海博和汉商律师事务所律师助理

华东师范大学法律硕士

 

专业领域:

商事争议解决、金融衍生品、房地产

 

wushan@bhslaw.cn


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